Acima de tudo, uma etapa importante para toda empresa a cada ano é seu planejamento estratégico. Por isso, no planejamento são analisados os pontos fortes e fracos da organização. Por exemplo, como a empresa está naquele momento, o que não foi feito e o que precisará ser alinhado para o próximo ano.
Além disso, parte fundamental que integra esse planejamento é a área de Comunicação Interna. A área contribui diretamente para que a empresa cresça de forma sustentável. Por isso, reunimos 7 passos para criar um plano de comunicação interna, em sua empresa.
Então, utilize essas dicas para o próximo ano, e veja os resultados de um time engajado e mais produtivo no ambiente organizacional. Vamos lá? Boa leitura a todos.
1. Analise a situação atual
Em primeiro lugar, é preciso analisar em que estágio sua empresa está. Por isso, pontue as áreas da empresa e veja como foi o crescimento de cada uma em comparação ao último levantamento realizado.
Nesse sentido, verifique quais os meios utilizados nas ações voltadas para o público interno que ocorreram durante todo o ano. Além disso, explore todos os meios para se comunicar com os colaboradores.
Do mesmo modo é importante não esquecer de nenhum meio e analisar quais foram os que mais alcançaram o público. Assim como quais entregaram a mensagem com menos ruídos e os formatos que mais chamaram a atenção.
A comunicação interna é uma área que não deve ser negligenciada pois tem efeito direto na produtividade e colaboração dentro da empresa.
2. Identifique as falhas de comunicação
Em segundo lugar, devemos constantemente identificar as falhas que estamos tendo na comunicação. Contudo, agora é a hora de repensar sobre os meios de comunicação utilizados.
Por exemplo, se você utiliza um mural de avisos e não está conseguindo alcançar todos os colaboradores é identificar o motivo. Será que o local onde o mural está localizado é de fácil acesso? Fica em um local movimentado? O problema está sendo a linguagem ou o material utilizado nesse meio?
Analogamente, se sua empresa utiliza a TV Corporativa e percebe que os funcionários estão alinhados com a cultura da empresa e informados sobre o que acontece, esse pode ser um meio que apresenta sucesso. Por isso, migrar para uma plataforma online será mais eficaz devido ao momento que vivemos. Afinal, hoje todos estão conectados na internet.
Por fim, esse momento é crucial para definir o que será deixado para trás e o que será aperfeiçoado.
3. Conheça o público alvo
Uma coisa é certa: você precisa saber com quem está falando. Da mesma maneira que o marketing trabalha para alcançar uma persona, que representa seu cliente ideal, a equipe que cuida da Comunicação Interna também deve ter suas bem definidas para que o receptor da mensagem consiga identificar-se e entendê-la.
Da mesma forma, analise os, as necessidades de cada um e as suas práticas de consumo. Por exemplo, se seus colaboradores não têm o costume de ler muito, já sabe que elaborar grandes textos para comunicar algo não terá o melhor resultado.
Assim também, procure entender como os funcionários veem a empresa. Bem como a forma como a empresa se comunica com eles. Busque identificar como a cultura da empresa é percebida por esse público. Como resultado, todas essas informações ajudarão o departamento de RH, Comunicação Interna e Marketing a adotarem práticas cada vez mais assertivas.
4. Alinhe os objetivos
Depois que você já analisou o ano que passou e pôde ver os resultados e gargalos. Agora você já sabe com quem deseja falar e o que a empresa espera alcançar através da comunicação interna. Dessa forma, precisamos traçar os objetivos.
Qual será a sua estratégia? Engajar os colaboradores? Alinha-los com a cultura da empresa? Manter sua equipe informada sobre tudo o que acontece? Diminuir retrabalhos e aumentar produtividade?
Sem um objetivo bem definido e claro de onde a empresa deseja chegar, fica ainda mais difícil alcançar algum resultado. Através da definição do objetivo será possível traçar o caminho a ser seguido, com as ações corretas a serem realizadas para alcançá-lo.
5. Crie um plano de ação
Se a empresa já sabe onde deseja chegar é hora de pontuar as para alcançar os objetivos definidos na hora de criar um plano de comunicação interna.
Em outras palavras, quais práticas os responsáveis pela Comunicação Interna deverão adotar no próximo ano? Eles precisarão do apoio de outros departamentos? Produção de materiais? Eventos?
Mas fique atento, pois suas ações devem:
- Ser realistas, para que sejam de fato executadas;
- Ter prazo determinado;
- Ser mensuráveis, para que durante e ao final do processo os gestores consigam mensurar os resultados.
Nesse sentido, pontue as ações e delegue cada uma aos seus responsáveis diretos e as equipes envolvidas em sua execução. Bem como o que poderá ser alcançado ao concluir cada uma delas e como isso auxiliará a empresa a chegar ao seu objetivo macro.
6. Cronograma
Monte um cronograma com todas as ações detalhadas para que os envolvidos estejam cientes do período de cada uma delas. Em seguida esse cronograma a todos e utilize um gerenciador de tarefas para criar um projeto e delegar cada ação ao seu responsável. Bem como estipular os prazos e acompanhar seu andamento.
O cronograma faz parte da organização do plano para que tudo ocorra como planejado e que todo o time à frente do planejamento permaneça alinhado.
7. Selecione os indicadores
Por fim para saber se o que foi planejado está gerando resultados positivos, é importante selecionar indicadores que comprovarão sua eficácia ou não.
Dessa forma, é possível identificar possíveis falhas ainda em tempo e corrigi-las para encontrar as melhores formas de alcançar os objetivos.
A fim de extrair os indicadores, você pode trabalhar com:
- Pesquisas internas (como formulários, por exemplo);
- Softwares que forneçam indicadores da sua equipe, como níveis de produtividade, retrabalhos (que podem ocorrer por uma comunicação interna fraca e desalinhada, onde os colegas não entendem muito bem uns aos outros);
- Participação dos colaboradores em eventos e processos da empresa;
- Fidelização de clientes (já que eles possuem um relacionamento com parte dos colaboradores).
Essa lista contém apenas algumas formas de obter indicadores, mas cada empresa deve procurar esses dados baseando-se na sua e realidade, e servirá para medir o nível de assertividade que a comunicação interna está apresentando.
Por que criar um plano de comunicação interna?
Acima de tudo, um plano de comunicação interna bem estruturado e seguido à risca pode alcançar resultados significativos e que fazem com que a empresa cresça mais.
Ainda mais, o planejamento da comunicação interna. Bem como em como proporcionar uma comunicação alinhada com eles e proporcionar um ambiente organizacional agradável, em que eles também tenham voz. Ao fornecer isso, a empresa ganha colaboradores engajados com a cultura da empresa, pois se sentem valorizados e têm senso de pertencimento.
Além disso, uma equipe engajada trabalha junto, colaborando uns com os outros e também em ideias inovadoras e criativas, proporcionando a empresa novos insights e melhorias constantes.
Em conclusão, alinhar a comunicação através de um plano pode também diminuir os problemas de falta de compreensão. Assim como, diminui os retrabalhos produtividade aumenta. Em contrapartida, resultando em trabalhos finalizados com maior qualidade.
Sua empresa já fez o plano de comunicação interna para começar o próximo ano com novas estratégias? Reúna sua equipe e os departamentos envolvidos para pensarem em como melhorar os processos de comunicação dentro da sua empresa!
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