Comunicação Interna: 5 Principais Erros e como Corrigi-los

Mulher acompanhando um projeto com sua equipe em um quadro interativo.
Para melhorar a comunicação interna na empresa certos práticas são recomendadas para evitar os principais erros. Listamos 5 para te ajudar!

A Comunicação Interna nas empresas é um assunto de extrema relevância. Sabemos que ela está diretamente ligada com a distribuição de informações na organização! Informações essas que guiam as ações dos colaboradores.

Se o departamento responsável por tais ações não dominar plenamente o assunto, as informações serão passadas de forma falha, com muitos ruídos, desentendimentos entre colaboradores e departamentos. Consequentemente, as informações falhas afetarão negativamente os resultados da empresa.

Claro, não apenas os responsáveis pela CI (comunicação interna), propriamente dita, devem se preocupar em evitar erros! A CI é de responsabilidade da cada indivíduo, visto que a comunicação está em todos os cantos da empresa! Não acredita? A CI ocorre em uma conversa informal com um colega de trabalho, um feedback aos liderados e até no bom dia na recepção.

Logo, é responsabilidade de todos prezar por uma boa comunicação. Porém, é dever da área de Comunicação Interna guiar os colaboradores no aprendizado da CI e sua efetividade.

Para ajudar as empresas, preparamos este artigo com os 5 Principais Erros na Comunicação Interna, aproveitem!

1. Não conhecer o público interno

Profissionais de marketing estão acostumados com diversos conceitos como, por exemplo, o de público-alvo! Porém, nem todos responsáveis pela Comunicação Interna são profissionais de marketing. A CI é ampla, com isso, os responsáveis podem ser do RH ou de qualquer outra área, por exemplo! Por isso, é sempre válido salientar o conceito, para que este não seja negligenciado por nenhum especialista.

Então, vamos falar sobre público-alvo interno:

Temos que entender que público-alvo na empresa são os colaboradores, de todos os departamentos, cargos e funções. Naturalmente, em grandes empresas, o público é bem diversificado. Por isso, é necessário entender quem são as pessoas, o que elas fazem, para que estão trabalhando e qual área estão. Entendendo as nuanças do ambiente podemos adequar a comunicação para cada indivíduo. Pense, cada micro área da sua empresa tem uma cultura e uma forma de se relacionar diferente.

2. Não ter linguagem definida para comunicação interna

A linguagem das comunicações internas devem acompanhar a cultura da empresa. Mesmo que ela não tenha sido definida formalmente, os comunicólogos precisam captar sua essência, pois a cultura existe e se constrói em todas as relações da empresa com os colaboradores.

Uma linguagem super despojada em uma empresa tradicional e conservadora irá assustar e deixar os profissionais de “velha guarda” desconfortáveis. Em contrapartida, uma comunicação conservadora em uma startup deixará o clima interno enrijecido para as pessoas que buscam um ambiente de trabalho rápido, fluído e descontraído.

Nem todas as empresas estão nos extremos de cultura entre conservadora ou inovadora, existem muitas nuanças. Até as empresas tradicionais têm momentos que desejam ser inovadoras.

É necessário “sentir” a cultura da empresa e adequar o modo de comunicação a ela.

Logo é importante definir uma voz e variações de tons nas comunicações! Pense em uma pessoa, ela tem só uma voz, mas tem variações dependendo do espaço de fala, do contexto e do momento.

Exemplo: uma nota de falecimento, mesmo em uma startup, não será uma informação com um tom de voz animado.

3. Não manter a comunicação clara

A mensagem deve se adequar a quem irá recebê-la. Imagine quão difícil seria para colaboradores do “chão de fábrica” receber comunicados cheios de termos técnicos de áreas específicas da empresa, como o RH, ou o Marketing escutando jargões usados pela TI, vão entender muito pouco, ou, até mesmo, nada.

A comunicação deve ser personalizada ao seu propósito e segmentada ao seu público-alvo na empresa.

Se for falar para a empresa inteira de uma vez é recomendado usar um tom de voz padrão, que todos consigam entender. Se precisar ser mais específico, direcione as informações com termos técnicos somente a quem precisa saber.

Logo, cuidado com o uso de termos técnicos, jargões, tons de voz e personalização da informação.

4. Líderes que não se comunicam bem

Todos na empresa estão enviando mensagens, e recebendo informações! Logo, dentre todos os colaboradores, é essencial que os líderes tenham altas habilidades de comunicação para conversar com seus liderados, passar demandas claras e feedbacks a equipe.

Independente se a comunicação na empresa é vertical ou horizontal, as informações tendem a passar pelas pessoas em posição de liderança antes de chegar aos colaboradores de base (gerentes, coordenadores, analistas, assistentes, estagiários, etc.). Portanto, se eles não estiverem preparados para serem um vetor das mensagens, acontecerá ruídos e suas equipes não entenderão o que está acontecendo, o que fazer ou como se comportar.

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5. Não ter ferramentas adequadas ao propósito da mensagem na comunicação interna

A empresa precisa contar com o apoio de ferramentas de comunicação interna preparadas para transmitir os diferentes tipos de mensagens que circulam internamente.

Seja conversando entre pessoas, como o time, ou com toda a organização.

Manter todas as conversas e recados no e-mail ou em conversas orais faz com que a comunicação fique descentralizada e se perca entre tantas mensagens e com o passar do tempo.

Ferramentas como a Vivaintra disponibilizam chats para conversas individuais ou em grupos, chamadas de vídeo, avisos para toda a empresa, sistema de requisições, eventos, enquetes para escutar os colaboradores e muito mais.

Repense a comunicação interna na sua empresa e confira as soluções que a Vivaintra tem para te ajudar na comunicação interna.

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