Comunicação Interna: o que é e como Aplicá-la em sua Empresa

Neste post, descubra como a comunicação interna pode melhorar a forma com que os colaboradores enxergam a empresa e conheça suas vantagens!

A comunicação interna é uma das estratégias de comunicação mais utilizadas nas empresas. É uma forma  de olhar para a organização e as equipes de forma completamente analítica, o que se torna crucial para o bom andamento dos trabalhos e resultados previstos. Isso porque as pessoas são os grandes ativos de qualquer organização, o que os tornam uma espécie de porta-voz entre marca e consumidor.  

Sendo assim, sem uma boa comunicação com essas pessoas, dificilmente as estratégias seguirão como esperado. Tendo uma boa relação com os colaboradores, as estratégias de comunicação da empresa muito provavelmente serão alcançadas, o que poderá contribuir ainda mais na preservação e/ou impulsionamento da cultura organizacional. 

É neste ponto que o plano estratégico de comunicação interna surge para auxiliar as empresas. Isso porque, ao se preparem e com um plano estratégico de comunicação interna assertivo, as empresas devem pensar em ações e campanhas internas focadas no fator humano e que marquem positivamente os colaboradores. 

Se você quiser saber mais sobre comunicação interna e como aplicá-la em sua empresa, acompanhe este artigo até o final! 

O que é comunicação interna? 

A comunicação interna é uma área da comunicação que tem como foco as ações que podem ser aplicadas com os colaboradores nas empresas. Ou seja, é uma forma de transmissão e do compartilhamento de informações relevantes e estratégicas no mundo corporativo. 

O seu principal objetivo é transformar o ambiente de trabalho em um local agradável, leve e com uma equipe motivada. Além disso, é também uma forma de propagar valores, missões, visões, estratégias de mercado e objetivos organizacionais. Ou seja, a preocupação é a de manter os colaboradores alinhados e engajados com as causas e discursos da empresa em que trabalham. 

Quando a empresa consegue manter os colaboradores alinhados e engajados, ações podem ser estabelecidas visando estimular e reforçar condutas que vão de encontro com o que a empresa prega. Por isso, para isso acontecer, o relacionamento com os profissionais deverá ser constante, transparente, empático, direto e simples. 

Qual a importância da comunicação interna?

Pensar em comunicação interna é pensar não só no compartilhamento e transmissão de informações e, sim, em um ambiente favorável para potencializar ainda mais o desempenho, a inovação, produtividade e, acima de tudo, a satisfação dos colaboradores. 

Isso porque, de acordo com uma pesquisa do Project Management Institute (PMI), em média, 56% dos projetos de uma empresa fracassam devido aos problemas na comunicação entre os colaboradores. Ainda de acordo com a pesquisa, uma das principais dificuldades é a falta do resultado. Esse exemplo permite que os gestores tenham uma visão ainda mais clara do processo comunicativo no local de trabalho. 

É importante ressaltar que para essa ação ser, de fato, eficiente, é preciso que o receptor consiga receber e interpretar a mensagem da forma correta. Por este motivo, todo o conteúdo que será transmitido pela comunicação interna deve ser feito por meio de conversas contínuas e vias diretas. Para iniciar esse processo, é interessante que os profissionais responsáveis elaborem um plano de comunicação. A partir dessa estratégia, é possível desenvolver uma comunicação interna extremamente eficiente. 

Considerando estes aspectos, a Vivaintra elaborou o e-book Conheça os 7 tipos de uma boa Comunicação Interna, que aborda e explica, diretamente, quais ações tomar em cada modelo de comunicação interna, desde a cultura organizacional até a forma correta de como se posicionar diante de uma crise. 

Por outro lado, para entender ainda mais a relevância dessa área, é preciso entender quais são as principais vantagens para se ter uma comunicação interna na empresa. 

Melhora o clima organizacional

É através da comunicação interna que os profissionais mais estimulados buscam desenvolver relacionamentos interpessoais e o espírito de equipe e cooperação. As distâncias e diferenciações entre departamentos ficam reduzidas e, dessa forma, faz com que as pessoas possam interagir ainda mais e trabalhar em sintonia. 

Quanto mais houver envolvimento entre os funcionários, o entrosamento aumenta e o time fica ainda mais fortalecido, consequentemente transformando o ambiente de trabalho em um local ainda mais respeitoso e engajado.

Aumenta a produtividade interna 

O engajamento é outro fator determinante para o sucesso da empresa. Isso porque, a partir do momento em que os colaboradores se sentirem mais engajados com as metas das organizações, é natural que eles se esforcem mais para contribuir com a organização. 

Esse sentimento de pertencimento faz com que os profissionais saibam o quanto eles e suas respectivas equipes precisam produzir para que o negócio, como um todo, seja ainda mais beneficiado. Quanto maior o engajamento e a motivação, a tendência é de que a produtividade também seja maior. 

Diminuição da taxa de rotatividade 

O aumento da taxa de produtividade na empresa também contribui para um tempo maior de permanência dos colaboradores na empresa. Isso acontece porque o colaborador se sente ainda mais entrosado, reconhecido, motivado e inserido na cultura organizacional o que, consequentemente, aumentará o tempo de permanência dos colaboradores. 

Minimiza os boatos e fofocas 

Um dos principais desafios de uma comunicação interna é aprender a lidar com informações escondidas, desencontradas e mal direcionadas pelos líderes e seus colaboradores. Se for considerado que os negócios também são movidos por conversas, é possível entender que essa forma de comunicação pode gerar ruídos graves em toda a empresa. 

Uma característica desse tipo de problema é as informações serem negativamente. Além disso, é repassada informalmente e, principalmente, irônica. Esse é um dos principais motivos pelo qual a comunicação interna precisa ser assertiva. Isso porque, quando a empresa se torna falha, os ruídos comunicacionais se fortalecem ainda mais. 

Uma das formas de resolver esse problema é planejar estratégias para uma comunicação interna ainda melhor e mais humana. 

Reduz os efeitos de uma crise 

Quando uma empresa passa por uma crise e decide por informar para o público interno sua real situação e quais serão as estratégias que serão tomadas como uma forma de resolver o problema, a comunicação interna é utilizada para reforçar a união e o comprometimento dos funcionários com a empresa. 

No entanto, é necessário que a empresa utilize a comunicação interna a seu favor como, por exemplo, permitir uma abertura para a participação dos colaboradores nas decisões estratégicas da companhia. Se houver algum canal, ou uma intranet, onde os colaboradores possam deixar suas propostas de melhoria e receberem feedbacks, as chances de as soluções aparecerem serão ainda maiores. 

Vale ressaltar que o mais importante da comunicação interna nessa relação é a conexão entre os indivíduos, sobretudo a preocupação em formar funcionários engajados na comunicação. Outro ponto é permitir com que eles se sintam ouvidos e respeitados, para que gere ainda mais confiança e satisfação pessoal. 

Comunicação interna e endomarketing: quais as diferenças? 

É muito comum e frequente que a comunicação interna seja confundida com endomarketing. Apesar de serem complementares, na prática, os termos se diferenciam. 

O endomarketing refere-se ao incentivo e a interação entre a empresa e os colaboradores. Ou seja, o endomarketing não diz respeito apenas como os funcionários vão receber uma informação e, sim, sobre como as ações serão pensadas, criadas e desenvolvidas para criar um relacionamento com esses profissionais, melhorando as formas de gerar a equipe. 

Por outro lado, a comunicação interna, por si só, envolve processos utilizados para transmitir recados e/ou informações por canais internos, ou de lideranças para colaboradores. Ou seja, é uma forma de conectar pessoas e, para poder funcionar bem e coordenadamente, organizada e produtiva, a empresa precisa que seus membros consigam se comunicar com eficiência. 

O ponto comum entre os dois campos é o foco em como serão gerados os resultados da empresa. Dito isso, quando trabalhamos juntos e em sinergia, o endomarketing e a comunicação interna podem definir um melhor alinhamento acerca das estratégias.

Um exemplo disso seria trabalhar a motivação e integração entre os times. Neste caso, o endomarketing apoiaria em ações internas amplamente divulgadas por meio da ferramenta de comunicação interna, fortalecendo o objetivo e existência da organização.

Quais os modelos de comunicação interna?

A comunicação interna pode variar dependendo do contexto e direcionamento de cada empresa, mas, geralmente, possui alguns modelos específicos, desde as clássicas até recursos on-line. 

Comunicação vertical 

Esse modelo de comunicação interna é direcionado aos líderes do empreendimento. É uma comunicação voltada para os altos níveis hierárquicos, como gestores e cargos mais altos que envolvem informações restritas e estratégicas. 

Comunicação Verbal 

A comunicação verbal é aquela falada no cotidiano da organização, de forma que envolve todos os colaboradores, equipes e gestores. Um exemplo disso são as reuniões entre os profissionais, em que há compartilhamento de sugestões, e opiniões sobre a empresa. 

Outro ponto é a discussão e troca de feedbacks para aproximar os colaboradores. Contudo, as conversas informais também fazem parte desse tipo de comunicação interna, incluindo rodas de conversas, workshops, confraternizações, treinamentos, entre outros. 

Comunicação Escrita

Esse tipo de comunicação é utilizada com o propósito de alinhar ainda mais as atividades da empresa por meio de e-mails, quadros de avisos, post-its e troca de mensagens por aplicativos. Além disso, muitas empresas utilizam blogs internos, intranet e redes sociais corporativas para manterem seus funcionários bem informados. 

Comunicação Diagonal 

Por sua vez, a comunicação diagonal é um modelo que alcança níveis hierárquicos da empresa e pode ser direcionada para departamentos específicos. Geralmente é utilizada quando há a necessidade de apresentar alguma novidade ou atualização na empresa. 

Comunicação Horizontal 

Essa comunicação é feita entre os colegas de trabalho que desempenham o mesmo nível hierárquico dentro da empresa. É bastante utilizada para aprimorar a construção de bons relacionamentos e criar ainda mais proximidade. O seu conteúdo pode ser composto por informações de conquistas, novidades, entre outros momentos do trabalho. 

Como fazer uma boa comunicação interna? 

A comunicação interna engloba diversas ações e ferramentas para que a transmissão de informações realmente aconteça e, além disso, seja atrativa para todos os perfis de pessoas da sua organização. Para que a estratégia de comunicação interna seja implementada nas empresas, é preciso considerar algumas boas práticas, que irão auxiliar para que a comunicação flua cada vez mais. Sendo assim: 

Entenda os ruídos 

Os ruídos e/ou falhas existentes na comunicação impedem que as informações cheguem corretamente no ambiente de trabalho. É necessário fazer uma análise criteriosa e detalhada para identificar quais são os pontos que precisam ser trabalhados para minimizar tais danos. 

Existem quatro principais tipos de ruídos que podem atingir as empresas negativamente, sendo: 

  • Semântico: quando existem diferentes níveis de conhecimento entre as equipes, pode ser que surja grande ruído de comunicação durante a realização das tarefas diárias; 
  • Físico: esse tipo de ruído refere-se ao volume alto de sons, ruídos externos, trânsitos, obras e/ou quaisquer barulhos que possam interferir na produtividade, não sendo um problema diretamente da empresa;
  • Fisiológico: refere-se às dores de cabeça, cansaço excessivo, enfim, são os problemas físicos que geram problemas nas trocas entre pessoas; 
  • Psicológico: refere-se a falta de engajamento, que faz com que os colaboradores não se sintam presentes para realizar e finalizar suas atividades. 

O que é plano de comunicação interna? 

A comunicação interna, antes de ser aplicada em qualquer organização, precisa de um planejamento estratégico para ser possível colocar tudo em ordem e diminuir ruídos dentro da sua empresa. É preciso organizar, planejar ações e traçar metas e objetivos. Ter em mente quais serão os principais pontos a serem trabalhados é essencial para desenhar suas ações e conseguir medir o que está sendo feito e qual tem sido sua efetividade. 

Considerando estes aspectos, a Vivaintra elaborou um post especial de como criar e planejar um plano de comunicação interna, que explica como entender qual seu público-alvo, como é possível fazer uma análise diagnóstica de forma prática e como é possível analisar os resultados da aplicação. 

Implemente canais de comunicação 

Para que a comunicação interna seja efetiva, é necessário que a empresa possa contar com canais de comunicação exclusivos. Isso pode acontecer de várias formas, como: 

Mural de Avisos 

É uma das ferramentas mais utilizadas nas empresas. Neste mural, são afixadas as notícias mais importantes e urgentes da organização, bem como bilhetes, metas e estratégias da empresa. Geralmente encontrado em mais de um mural dentro da mesma instituição, mas de locais distintos e de fácil acesso, os murais costumam ocupar lugares estratégicos e visíveis para todos. 

E-mail 

O e-mail é uma das ferramentas mais importantes da comunicação interna. É através dele que é possível agendar reuniões, receber informações importantes, contar novidades da empresa. Além disso, é uma forma de contato entre o público interno e também o público externo. Esse modelo permite transmitir informações formalmente ou informal, bem como de modo simples ou mais complexo. 

Newsletter 

A newsletter é uma das ferramentas de comunicação interna que é bastante utilizada para informar os colaboradores e motivá-los. Basicamente a newsletter funciona como um jornal digital personalizado conforme o seu público. É uma forma totalmente dinâmica, que permite a utilização de uma linguagem informal e o uso de imagens, gifs e/ou vídeos. 

Chat Interno 

As empresas, nos últimos anos, têm sentido cada vez mais a necessidade de investirem em canais corporativos. Quando a empresa possui um canal de comunicação interno, é possível enviar mensagens rápidas aos colaboradores. Isso porque os chats internos funcionam como uma forma simplificada para trocar mensagens instantâneas com mais eficiência. 

Reuniões 

Mesmo que a pandemia do Covid-19 tenha dado ainda mais sentido para as reuniões on-line, ainda assim conversar pela internet pode gerar ruídos e/ou falhas na comunicação. Por isso, as reuniões tradicionais não são descartadas pela empresa, já que servem para alinhamento da equipe e planejamento de possíveis assuntos. 

Incentive a comunicação interna 

Os investimentos em ferramentas e estratégias para a comunicação interna não valerão de nada se as equipes não utilizarem e não fomentarem suas informações. Por isso, é preciso criar ações de divulgação das estratégias e buscar formas interativas de engajar os colaboradores para eles entenderem a real importância da comunicação entre eles. 

Outro ponto é incentivar que as lideranças façam feedbacks – e não apenas que deem, mas também ouçam e peçam por eles – e participem das ações internas. Além disso, promover gamificação no processo de comunicação é primordial para que a troca de informações seja algo comum na rotina. 

Mensure os resultados 

Como qualquer outra estratégia, é preciso mensurar os resultados para que as ações sejam revisadas, atualizadas e otimizadas. A melhor forma de fazer isso é observar – subjetivamente – o nível de produtividade, retrabalho, diminuição de erros, conflitos interpessoais, resultados de equipes, entre outros. 

Mas, para ter indicadores ainda mais concretos e assertivos, é necessária uma plataforma, que consiga estruturar qual a quantidade de colaboradores que acessam as notícias e informações e qual o nível de engajamento, por exemplo. Ter atenção sobre as métricas e resultados é essencial para olhar em seu planejamento o que está saindo conforme o esperado e o que precisa ser melhorado. 

Para encerrar…

A comunicação interna já se provou uma ferramenta indispensável para o sucesso da empresa e dos colaboradores. Ter um olhar mais estratégico sobre a comunicação é crucial e diz muito sobre como serão os resultados de todas as suas ações internas e externas. Isso porque boa comunicação reflete no trabalho, além de fazer toda a diferença de como o público receberá a marca. Por isso, é necessário que um planejamento seja pensado de forma completamente estratégica, a fim de impulsionar a organização ao futuro. 

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