Quem já não passou pela experiência de se informar sobre algum assunto na empresa num dia e no outro ele já estar completamente diferente? Ou pior, cada um de seus colegas de trabalho entendeu ele de forma diferente. Por que será que isso acontece, o assunto muda de pessoa para pessoa ou é mal contado? Bem, podem ser os dois. Ruído comunicacional é o que acontece, nesse caso.
O ruído na comunicação acontece quando a mensagem que deve ser passada do emissor (quem fala) para o receptor (quem recebe) não ocorre de maneira clara, mantendo esse padrão do início ao fim do ciclo de comunicação.
O que é ruído na comunicação
Para compreender melhor o ruído na comunicação, veja a imagem abaixo, que ilustra o ciclo de comunicação com a presença de ruído.
Com base na imagem, é possível notar, que no caminho da mensagem do emissor até o receptor, ela sofre com alguma interferência que faz com que mude e chegue diferente da origem ao receptor.
As causas são diversas, como: informações não centralizadas, ausência de um porta-voz oficial, linguagem não comum entre quem fala e quem recebe, e a famosa “rádio peão” que conta as notícias segundo o seu ponto de vista, fazendo a mensagem entrar numa espécie de “telefone sem fio”.
Causas de ruído na comunicação interna
Telefone sem fio com comunicados internos
Muitas empresas ao fazerem comunicados internos não utilizam meios oficiais e centralizados para transmitir a mensagem que precisa aos colaboradores. Isso é ruim, pois o que precisa ser informado tem grandes chances de ser distorcido até chegar onde precisa.
Pense na brincadeira “telefone sem fio”, onde a primeira pessoa na roda de participantes diz algo para o colega ao lado. Logo, a pessoa precisa repassar para o próximo à informação, e assim por diante, até chegar ao fim da roda.
Geralmente, a frase que o primeiro participante disse, chega ao final bem diferente. Além disso, cada integrante da roda entende algo distinto. O mesmo acontece com diversos processos de comunicação interna, em que as mensagens são deixados de ser entregues da maneira certa. No final das contas nada foi informado, pelo contrário, virou uma bagunça.
É recomendável que haja um porta-voz oficial responsável por garantir que a mensagem seja entregue, de maneira precisa e compreendida por todos.
Linguagem não comum
É tentador usar jargões técnicos no ambiente de trabalho, desde que seja dentro da equipe, mas quando é preciso falar com pessoas de outros departamentos é uma péssima prática, pelo simples motivo de que não entenderão praticamente nada, e é aí que o ruído acontece.
Imagine um profissional de TI falando um monte de termos técnicos de programação para uma analista de RH que só queria saber se tem como subir um site na web, não seria nada legal, certo?
O mesmo princípio vale ao se posicionar sobre algo numa reunião e afins, o argumento que está sendo defendido pode estar 100% claro para quem o defende, mas para os demais não, visto que cada um avaliará a situação segundo suas experiências, níveis de conhecimento e repertório pessoal.
O ideal é falar de um jeito que ambos os envolvidos na conversa possam entender. Prepare os argumentos com antecedência, seja o mais claro possível e garanta que entendam o que está dizendo como gostaria que fosse entendido.
Informações e conversas não centralizadas
A ausência de um canal oficial para guardar informações e/ou manter uma conversa do início ao fim com todos os envolvidos no tópico gera muito ruído comunicacional.
Um benefício de ter os canais certos para o fornecimento de informações e a troca de mensagens é evitar o “telefone sem fio”, visto anteriormente, já que todos (com autorização) podem consultar o que precisa e se manter informado.
Imagine a seguinte situação: é péssimo ter uma conversa que precise da participação de três pessoas, porém, duas delas se mantém em um canal paralelo. Logo, as pessoas chegam em conclusões precipitadas, sem a participação do terceiro envolvido. Com isso, o último indivíduo ficará perdido e, de certo modo, excluído do assunto.
Existem canais ideais para manter informações, eles são:
- Help Desk;
- Base de conhecimento.
Porém, para enviar informações, os canais ideais são:
- Murais (físicos ou digitais);
- TV Corporativa;
- Lista de transmissão;
- Post na intranet;
- Notícia na intranet;
- Comunicado interno.
Para trocar informações entre emissor e receptor, outros canais podem ser utilizados:
- Chat na intranet;
- Videochamada.
Efeitos do Ruído Comunicacional nas Empresas
O ruído na comunicação afetas as organizações de forma negativa.
Segundo a Harvard Businees Review, a realidade das empresas indicam ser necessário rever os processos de comunicação. Conforme a pesquisa, 57% dos colaboradores afirmam não receber orientações claras sobre suas tarefas e, em simultâneo, 69% dos gerentes não se sentem confortáveis em compartilhar informações com suas equipes.
Podemos listar os efeitos negativos do ruído assim:
- Orientações confusas dos líderes para a equipe;
- Informações que se perdem na empresa;
- Resultados aquém dos planejados devido às falhas na comunicação;
- Atrito entre departamentos;
- Má interpretações de comunicados internos;
- Enfraquecimento da imagem da empresa entre os colaboradores (employer branding).
Como Evitar o Ruído na Comunicação Interna
Então, para diminuir o ruído e seus efeitos negativos na empresa, é ideal rever como a comunicação interna acontece, tanto em quesitos estratégicos quanto em operacionais.
Invista em soluções que fornecem ferramentas de qualidade e planejadas para fazer a comunicação fluir adequadamente.
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